Bienvenidos una vez más a DEtiqueta. En secciones anteriores debatimos sobre la recepción a personalidades, acto solemne que propicia el intercambio sociocultural y favorece el posicionamiento creciente de nuestra institución. Es parte de la cortesía institucional darle un tratamiento protocolar adecuado a las personalidades que nos visitan, para ello el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo de esta Casa de Altos Estudios, establece un proceder teniendo en cuenta tres grupos de visitantes.
En esta ocasión compartimos contigo lo concerniente al Grupo 3, categoría que agrupa a las siguientes personalidades:
- Profesores e investigadores de universidades cubanas y extranjeras
- Directores de organismos y empresas locales
- Personalidades destacadas en el ámbito académico y cultural de la localidad
Protocolo de recibimiento
Reciben al invitado:
-El Rector(a) participa si así lo considera, sin embargo, el visitante puede ser recibido por directivos del área implicada u otra persona autorizada por la máxima dirección.
-Representante de Comunicación del área u otro personal que se designe para el protocolo: debe dar un breve saludo al visitante y conducirlo desde el vestíbulo hasta donde se encuentra el directivo anfitrión o la persona designada por este. Deberá presentar y explicar al visitante quién es la autoridad que lo recibe.
-Invitado: esta persona solamente estará por decisión del directivo anfitrión o que la visita haya sido gestionada o coordinada por él.
-Traductor: estará presente solo si es necesario y se solicitarán los servicios especializados a la facultad correspondiente.
Mientras se trasladan al local donde se sostendrá el intercambio, el designado para el protocolo en el área, puede abordar las características socioculturales del centro (carreras que se estudian, áreas que lo integran, patrimonio tangible e intangible que posee).
Intercambio en locales seleccionados
Una vez reunidos, el directivo anfitrión presenta a las personas que lo acompañan en el intercambio, según su cargo y responsabilidad. Al sentarse, la presidencia se tiene en cuenta la regla de ordenamiento protocolar del centro métrico: el directivo anfitrión, ocupa el centro, el invitado de honor se sienta a la derecha de este y la persona que ocupe el tercer lugar de importancia se ubica a la izquierda.
Conclusión o despedida
Tiene lugar en el local del intercambio, el directivo anfitrión u otra persona que este designe junto al personal de protocolo del área, acompañan al invitado hasta el vestíbulo para ser despedido cordialmente.
En sentido general la recepción a personalidades es una acción de relaciones públicas donde el visitante adquiere una visión general de la institución. Por eso es necesario que cada miembro de la comunidad universitaria efectúe el proceder protocolar adecuado para siempre reflejar una imagen DEtiqueta.
