Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo y la cortesía. En esta ocasión, compartiremos lo relacionado con la correspondencia protocolar, tomando como referente lo pautado en el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo de la Universidad de Holguín.

Nuestra Casa de Altos Estudios para interactuar con sus diferentes públicos, emplea varias vías, una de ellas, es la correspondencia protocolar El ceremonial establece que el estilo de la correspondencia protocolar varía según el nivel jerárquico de las personas que participan de ella y sus propósitos. Es una comunicación formal en su redacción, se debe diseñar teniendo en cuenta las normas establecidas en el Manual de Identidad Visual.

Se consideran más comunes la nota protocolar, la esquela y de tarjeta de invitación, junto a otras que expresan sentimientos (felicitaciones, saludos, agradecimientos, condolencias). Se debe utilizar un trato epistolar y, en ningún caso, emplear abreviaturas. La confección de esta se realiza con especial atención, ya que constituye parte de la imagen de nuestra institución. Por ello se deben cumplir los siguientes requisitos:

• Cuidar el estilo de redacción, se redacta en tercera persona. La nota a nivel institucional se realiza a nombre del Rector (a).
• El tiempo de despacho es de 10 días hábiles como mínimo y 21 como máximo. Estará a cargo de la unidad organizadora aprobada, al igual que la elaboración de sobres, ensobrado (si corresponde).
• En caso de invitar a autoridades del Partido Comunista de Cuba, el Estado o del Gobierno o personalidades de alto rango, la invitación deberá ser suscrita por el Rector (a).
• Es necesario poner atención a las normas de cortesía e imagen corporativa.
• Deberán figurar todos los elementos necesarios para informar correctamente a los invitados, como especificar con claridad el propósito de la invitación.
• Es necesario especificar si se desea que la autoridad invitada haga uso de la palabra y, de ser así, sugiriendo la temática a tratar, lugar, hora y demás pormenores. Indicar teléfono y correo electrónico para confirmación de asistencia y designar a una persona que llame para confirmar la asistencia, en caso que no lo hayan hecho los invitados y, si fuera necesario, especificar la etiqueta a llevar.
• Si la invitación es personalizada deben indicarse el nombre y cargo del anfitrión, así como los datos generales del invitado.
• Si la invitación es genérica el invitado debe ser tratado de Usted. Las invitaciones por tarjeta no deben firmarse. Todas las invitaciones deben ser previamente conocidas por la Dirección de Comunicación Institucional, que podrá recomendar cambios en su redacción o presentación, si no cumplen las normas de identidad visual y protocolares corporativas.

En sentido general estos son algunos elementos a tener en cuenta para elaborar correctamente la correspondencia protocolar, cumplir con lo pautado ayudará a reflejar una imagen DEtiqueta.