Bienvenidos una vez más a DEtiqueta. En secciones anteriores abordamos las diferentes clasificaciones de los actos y eventos socioculturales de la Universidad de Holguín, tomando como referente lo pautado en el Manual de Relaciones públicas y Protocolo de esta Casa de Altos Estudios.

Los actos socioculturales son aquellos que implican a parte de la comunidad universitaria en actividades artísticas, políticas, recreativas, lúdicas, que en sentido general tienen una función social y cultural. Un ejemplo de estos son las ferias expositivas, eventos, en los que la universidad holguinera sistemáticamente participa para socializar con el público interno y externo sus ofertas académicas, servicios técnicos y principales logros.

Las ferias se desarrollan a nivel institucional, regional y nacional, en esta tipología de evento, nuestra institución tiene presencia a través de un stand organizado por la Dirección de Comunicación Institucional como gestora de las Relaciones Públicas y otras áreas de la institución implicadas directa o indirectamente con los procesos a exponerse.

Estas actividades constituyen un espacio óptimo para interactuar con los públicos. En aras de reflejar una correcta imagen institucional, desde la Dircom se desarrollan acciones en diferentes etapas, proceder que puede ser de gran utilidad al gestionar este tipo de evento.

Organización:

-Distribución de tareas a equipo de especialistas para garantizar el proceso de montaje, desarrollo y evaluación.

-Gestión de información para diseñar productos expositivos. En este proceso la entrega en tiempo y con la calidad requerida de los datos por parte de las áreas implicadas es fundamental.

-Diseño del stand y principales productos. Se tiene en cuenta el objetivo de la feria y el sector al que va dirigida (para sectores específicos: educación, agricultura, comercio, se muestran ofertas dirigidas a estos públicos; sin embargo, para múltiples sectores se exhibe una amplia gama de productos y/o servicios que responda a la necesidad de diferentes sectores)

-Diseño de acciones de Relaciones Públicas, Gestión Editorial, Logística y Protocolo.

-Montaje de exposición

Ejecución:

La exposición debe ser atractiva, los expositores reflejan de forma dinámica el acontecer universitario y las principales potencialidades de la institución. En el stand se muestran las ofertas académicas, proyectos, productos y servicios en souvenirs, fotografías o videos que evidencian la calidad de los servicios que oferta el centro. Los principales momentos de esta etapa son:

-Apertura

-Muestra de productos

-Explicación al público de las muestras. 

-Cobertura in situ, socialización en la página institucional y en las redes sociales.

-Concursos de participación

-Recepción a personalidades relevantes

-Protocolo en Firmas de Convenios

-Entrega de presentes institucionales

-Invitar a personalidades a firmar el Libro de Honor

-Entrevistas de opinión pública

 Evaluación:

-Aplicar encuestas de opinión pública

-Análisis del impacto

-Detención de fortalezas y debilidades

-Diseñar estrategias en próximas ferias

En sentido general estos son algunos tips para el proceso de gestión como participantes en las ferias expositivas. Conocer cómo proceder en cada una de estas actividades, ayudará a reflejar una imagen DEtiqueta.