Bienvenidos una vez más a DEtiqueta. En secciones anteriores debatimos sobre la recepción a personalidades, acción de relaciones públicas que propicia el intercambio sociocultural y favorece el posicionamiento creciente de nuestra institución. Es parte de la cortesía institucional darles un tratamiento protocolar adecuado a las personalidades que nos visitan, para ello el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo de esta casa de altos estudios, establece un proceder teniendo en cuenta tres grupos de visitantes.
En esta ocasión compartimos contigo lo concerniente al Grupo 2, categoría que agrupa a las siguientes personalidades:
- Presidentes o secretarios de organizaciones políticas y de masas municipales
- Acreditadores de programas académicos
- Decanos de facultades de universidades extranjeras o sus enviados especiales.
- Decanos de facultades de universidades cubanas.
- Directores de organismos y empresas provinciales y nacionales
- Jefes de carreras nacionales
- Personalidades destacadas en el ámbito académico y cultural
Protocolo de recibimiento:
Se realizará en el vestíbulo del campus donde está ubicada la Rectoría.
Corresponde al Rector(a) la decisión de realizar el recibimiento o de estar presente solamente en el intercambio en el salón de protocolo. En caso de que delegue, debe comunicarlo previamente a los directivos implicados.
Reciben al invitado:
- Personal de protocolo: Tras saludar y darle la bienvenida al visitante, le presenta y explica quién es la autoridad que lo recibe.
- Vicerrectores/Directores Generales/Decanos: Se colocan aproximadamente a 7 pasos de distancia del lugar de recibimiento y al llegar el visitante hasta ellos le saludan y le invitan al salón de protocolo.
- Invitado: Persona que ha coordinado la visita o que por decisión de Rector(a)/Vicerrectores/Directores Generales/ Decanos debe estar presente.
- Traductor (si es necesario)
Recorrido sociocultural
Se realiza un breve recorrido por la sede para promover el patrimonio tangible e intangible del centro, acción de promoción que realiza el especialista en protocolo de la Dircom.
Intercambio
En el salón de protocolo se establece un diálogo de familiarización entre el visitante, el directivo anfitrión y el invitado designado por este. Teniendo en cuenta el horario y las costumbres alimenticias de la personalidad que se recibe se ofrece un refrigerio. Luego, si el objetivo de la visita lo requiere, se trasladan al salón de reuniones u otro local previamente programado para el intercambio con parte de la comunidad universitaria.
Los locales serán determinados previamente por el directivo anfitrión y asesorados por la Dirección de Comunicación Institucional. Para ubicar la presidencia se tienen en cuenta las reglas básicas de ordenamiento protocolar. En caso de visitas extranjeras debe estar presente la bandera cubana (ocupa siempre el lugar de honor) junto a la del país invitado, ambas con las mismas dimensiones.
Personas que deben estar:
- Rector(a)/Vicerrectores/Directores Generales/ Decanos
- Director de Relaciones Internacionales (cuando el invitado es extranjero)
- Invitados que el Rector(a) considere
- Personas designadas por el directivo anfitrión
- Personal del Protocolo
- Prensa
Conclusión o despedida
En el local del intercambio el especialista en protocolo entrega a nombre de la UHo un presente institucional y el directivo anfitrión agradece a la personalidad por su visita, se le acompaña hasta el vestíbulo y se despide cordialmente.
En la recepción a personalidades el visitante adquiere una visión de la institución. Por eso es necesario que cada miembro de la comunidad universitaria efectúe el proceder protocolar adecuado para siempre reflejar una imagen DEtiqueta.
