Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, en secciones anteriores compartimos sobre algunos actos que por su formalidad y ceremonia se consideran solemnes, reconocidos como tal en el Manual de Protocolo y Ceremonial de nuestra casa de altos estudios. En esta ocasión analizaremos la firma de convenios, otra de las actividades que integra la categoría de actos solemnes.
La Universidad de Holguín, por su impacto económico y sociocultural, tiene múltiples alianzas estratégicas. Una de las formas en las que se consolidan dichas alianzas son los convenios. Estos reúnen acuerdos de beneficios común entre el centro y universidades, instituciones, organismos, empresas y asociaciones nacionales o internacionales.
Existen diferentes tipos de convenio: convenio marco que permite desarrollar los objetivos generales de la relación entre la Universidad y otras instituciones. Por su parte el convenio específico establece una actividad concreta a desarrollar en algún área del conocimiento. Ambos son firmados por el Rector.
Una vez redactado y revisado el documento por parte de los jurídicos de las instituciones participantes, debe coordinarse la fecha y el lugar de la ceremonia, pues la firma del convenio es el momento de solemnidad del proceso. En este acto las partes suscriben y hacen suyo el cuerpo legal del acuerdo, en presencia de un público intencionado, para dar cuenta del resultado final de las negociaciones y contribuir a su difusión general.
Es conveniente recordar algunos aspectos que contribuyen a la calidad de la ceremonia, entre ellos el trabajo conjunto de las áreas que intervienen en el proceso: jefe del área que gestionó el convenio, Departamento Jurídico, Rectoría, Dirección de Comunicación Institucional y Relaciones Internacionales, esta última en caso de ser un convenio internacional.
Es responsabilidad de los que negocian el proyecto, dígase decanos, jefes de carreras, directores de centros de estudios, director de Relaciones Internacionales, etc.:
-Informar a las autoridades competentes de lo que se pretende hacer
-Una vez redactado el documento, llevarlo ante el jurídico de la institución.
-Establecer el día, lugar y hora de la firma. Informar a la Dirección de Comunicación para los preparativos
Es responsabilidad de la Dirección de Comunicación: Diseñar las invitaciones pertinentes, coordinar los medios de difusión masiva, preparar carpetas institucionales para la firma y los presentes institucionales. Además de la asesoría protocolar, la lectura del documento (si es necesaria) y la cobertura interna del acto.
Entre los símbolos no puede faltar la bandera nacional, colocada a la derecha (izquierda de frente al público) y en caso de un convenio internacional, de ser posible se colocará la bandera del país invitado a la izquierda.
La bandera de la Universidad debe estar presente, al igual que la bandera de la otra institución.
Precedencia:
Para la firma de convenios, el Rector(a) se situará en el centro a su derecha el invitado. En caso de ser tres firmantes se colocará en orden alfabético uno a la derecha y el otro a la izquierda del anfitrión.
Ceremonial:
-Recepción de autoridades e invitados
-Reseña del motivo de la ceremonia por parte del locutor y presentación de autoridades
-Lectura de las principales cláusulas del convenio
-Firma de los documentos (se firma en el margen izquierdo de todas las hojas excepto en la última, que se firma en el espacio reservado para tal fin)
-Intercambio de carpetas
-Apretón de manos y foto de memorias
-Entrega de presentes institucionales
-Palabras del representante de la institución invitada
-Palabras del Rector(a)
Conocer el ceremonial para la firma de convenios consolida la cultura institucional y cumplir con cada una de las pautas del proceder protocolar reflejará una imagen DEtiqueta.
