Ud. está en
Home > Secciones > #DEtiqueta: la Gestión de actos y eventos

#DEtiqueta: la Gestión de actos y eventos

Debatimos sobre la gestión de actos y eventos, tomando como referente lo pautado en el Manual de Protocolo y Ceremonial de esta casa de altos estudios.

Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo, el ceremonial y la cortesía. En esta ocasión, debatiremos sobre la gestión de actos y eventos, tomando como referente lo pautado en el Manual de Protocolo y Ceremonial de esta casa de altos estudios.

El proceso de gestión está estructurado por tres momentos fundamentales: planeación, ejecución y evaluación, conocido también como el “ADD” (antes, durante y después)

Planeación: Momento de concepción y planteamiento de las directrices fundamentales, en esta fase se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las responsabilidades de las comisiones o grupos de trabajo.

 Las acciones que se destacan en esta etapa son:

  • Reunión de la Comisión Organizadora
  • Distribuir tareas por equipos de trabajo para la planificación, ejecución y evaluación
  • Realizar el programa
  • Gestionar recursos humanos y materiales necesarios
  • Determinar el listado de invitados teniendo en cuenta el carácter y naturaleza del acto. Enviar las invitaciones
  • Aprobar el protocolo y la etiqueta que se implementará. Realizar cuadro de precedencias
  • Coordinar la asistencia de los medios de difusión masiva; así como otro tipo de cobertura al acto, a través de los medios de comunicación institucionales
  • Ubicación de equipos de amplificación y proyección
  • Confeccionar el guion de la ceremonia
  • Confirmación de asistencia de los invitados
  • Verificar entrega de diplomas, obsequios, flores y otros.
  • Ensayo

Un elemento a tener en cuenta en esta etapa de organización es la realización de invitaciones pues estas pueden realizarse por diferentes vías, teniendo en cuenta el alcance del acto o evento que se va a realizar. Para informar correctamente a los invitados, es necesario incluir: el motivo, o tipo de acto al que se convoca; el directivo o área de la Universidad de Holguín que hace la invitación; la dirección del lugar donde ocurrirá el acto y la fecha y hora del encuentro.

Ejecución: Es la fase de realización del evento, propiamente dicha y comprende la aplicación del protocolo y la preparación del lugar o escenario, en aspectos como: decoración, servicio humano requerido, equipos necesarios, TIC y recursos audiovisuales. Las acciones de relaciones públicas y protocolo que se destacan en este momento son:

  • Atender a presidencia, invitados y prensa
  • Ubicar a la presidencia, invitados y prensa, atendiendo al orden de precedencia previamente establecido
  • Garantizar la cobertura interna y externa
  • Distribuir productos de comunicación sobre el acto o evento (siempre y cuando la actividad lo requiera)
  • Atender y solucionar cualquier inconveniente antes, durante y después del acto
  • Realizar encuestas de satisfacción (se realizan en eventos de alto impacto)
  • Lanzar convocatoria a próximas ediciones (se realiza en eventos científicos)

Evaluación: Se desarrolla durante el evento, pero se consolida posterior a este. La comisión organizadora debe:

  • Analizar el cumplimiento de los objetivos propuestos
  • Analizar el impacto social, teniendo como referentes los resultados de las encuestas de satisfacción y la opinión pública en las redes y los medios de difusión masiva
  • Destacar elementos positivos y señalamientos
  • Evaluar eficiente o deficiente el acto o evento
  • Trazar nueva estrategia para próxima edición

Conocer cada uno de estos momentos y garantizar su correcta ejecución propiciará el éxito del acto o del evento y mostrará una imagen DEtiqueta.

Lenna Labrada Maceo
Licenciada en Estudios Socioculturales. Metodóloga de la Dirección de Comunicación Institucional de la Universidad de Holguín.
http://www.uho.edu.cu/

Leave a Reply

Top