Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo, el ceremonial y la cortesía. En esta ocasión, debatiremos sobre la gestión de actos y eventos, tomando como referente lo pautado en el Manual de Protocolo y Ceremonial de esta casa de altos estudios.
El proceso de gestión está estructurado por tres momentos fundamentales: planeación, ejecución y evaluación, conocido también como el “ADD” (antes, durante y después)
Planeación: Momento de concepción y planteamiento de las directrices fundamentales, en esta fase se definen los objetivos y los recursos humanos y económicos, así como las responsabilidades de las comisiones o grupos de trabajo.
Las acciones que se destacan en esta etapa son:
- Reunión de la Comisión Organizadora
- Distribuir tareas por equipos de trabajo para la planificación, ejecución y evaluación
- Realizar el programa
- Gestionar recursos humanos y materiales necesarios
- Determinar el listado de invitados teniendo en cuenta el carácter y naturaleza del acto. Enviar las invitaciones
- Aprobar el protocolo y la etiqueta que se implementará. Realizar cuadro de precedencias
- Coordinar la asistencia de los medios de difusión masiva; así como otro tipo de cobertura al acto, a través de los medios de comunicación institucionales
- Ubicación de equipos de amplificación y proyección
- Confeccionar el guion de la ceremonia
- Confirmación de asistencia de los invitados
- Verificar entrega de diplomas, obsequios, flores y otros.
- Ensayo
Un elemento a tener en cuenta en esta etapa de organización es la realización de invitaciones pues estas pueden realizarse por diferentes vías, teniendo en cuenta el alcance del acto o evento que se va a realizar. Para informar correctamente a los invitados, es necesario incluir: el motivo, o tipo de acto al que se convoca; el directivo o área de la Universidad de Holguín que hace la invitación; la dirección del lugar donde ocurrirá el acto y la fecha y hora del encuentro.
Ejecución: Es la fase de realización del evento, propiamente dicha y comprende la aplicación del protocolo y la preparación del lugar o escenario, en aspectos como: decoración, servicio humano requerido, equipos necesarios, TIC y recursos audiovisuales. Las acciones de relaciones públicas y protocolo que se destacan en este momento son:
- Atender a presidencia, invitados y prensa
- Ubicar a la presidencia, invitados y prensa, atendiendo al orden de precedencia previamente establecido
- Garantizar la cobertura interna y externa
- Distribuir productos de comunicación sobre el acto o evento (siempre y cuando la actividad lo requiera)
- Atender y solucionar cualquier inconveniente antes, durante y después del acto
- Realizar encuestas de satisfacción (se realizan en eventos de alto impacto)
- Lanzar convocatoria a próximas ediciones (se realiza en eventos científicos)
Evaluación: Se desarrolla durante el evento, pero se consolida posterior a este. La comisión organizadora debe:
- Analizar el cumplimiento de los objetivos propuestos
- Analizar el impacto social, teniendo como referentes los resultados de las encuestas de satisfacción y la opinión pública en las redes y los medios de difusión masiva
- Destacar elementos positivos y señalamientos
- Evaluar eficiente o deficiente el acto o evento
- Trazar nueva estrategia para próxima edición
Conocer cada uno de estos momentos y garantizar su correcta ejecución propiciará el éxito del acto o del evento y mostrará una imagen DEtiqueta.