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Proceder DEtiqueta en los eventos virtuales

DEtiqueta


Bienvenidos una vez más a D´Etiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo y la cortesía. En esta ocasión compartiremos sobre los eventos virtuales de la Universidad de Holguín, espacios que propician el debate académico, científico y sociocultural entre personas de diferentes latitudes, sin que necesariamente estén agrupadas en un mismo lugar físico.
Los actos y eventos online son espacios en los que se crea una interacción dinámica con los públicos en los que se debe transmitir una imagen institucional adecuada. Para lograr su desarrollo exitoso es necesario valerse de recursos audiovisuales que comunicativamente sean más efectivos para este tipo de actividad. Por tanto, se utiliza una estructura y metodología diferente a las que se emplean en los actos o eventos presenciales.
En nuestra Casa de Altos Estudios se ha utilizado la modalidad virtual, principalmente en estos dos últimos años en los que el mundo ha sido afectado por la COVID-19. Se han realizado eventos de alto impacto como la 10. Conferencia Científica Internacional, el XVII Festival de la Radio Universitaria, la XVI Conferencia Internacional sobre Lenguas Extranjeras, Comunicación y Cultura WEFLA 2022, entre otros.
Ciertamente cada evento tiene características propias, sin embargo, existen puntos convergentes que se pueden tener en cuenta para proceder en las diferentes etapas de gestión del evento virtual:
Antes del evento
-Trabajar en conjunto el Comité organizador, Comité de apoyo, facilitadores, jefes de simposios, moderadores, presentadores y el resto del equipo para definir objetivos y planear el programa con antelación suficiente
-Elaborar programa de firmas de convenios
-Notificar e invitar formalmente a las personalidades invitadas, a periodistas de los medios de comunicación y a participantes del evento, especificando, el enlace o link al que debe acceder, junto con el el día y la hora en que puede hacerlo
-Planificar las secciones de conferencias inaugurales
-Disponer de un set adecuado: un lugar sin ruidos, con luz suficiente y ambientado con la identidad visual de la institución y del evento
-Ubicar la computadora o dispositivo al nivel de los ojos, creando una línea horizontal con la cámara
-Hacer pruebas de cámaras, audio y video antes del acto o evento.
Durante el evento
-Realizar un acto de apertura y clausura ajustado a las pautas virtuales: dinámico, de 30-40 minutos, con recursos visuales (spots promocionales, videos)
-Vestir formalmente, evitando los colores llamativos. En el caso de las mujeres deben evitar las ropas descotadas y cortas. Por su parte los hombres deben evitar las camisetas o cualquier ropa que transmita una imagen informal
-Generar contenidos sobre el evento y socializarlos en la página institucional y en las redes sociales
-Quien presente o modere, realizará el saludo inicial, de manera cordial, empática y cercana. También se explica cómo será la interacción durante la sesión (chat, micrófono, interacciones con otras herramientas si las hubiera). Por último, describe brevemente la agenda de la sesión
-Tener el micrófono en silencio mientras otros estén exponiendo, y únicamente abrirlo al momento de hacer la presentación
-Velar por el cumplimento de las pautas de identidad visual en los locales y en las presentaciones
– Reconocer a los ponentes que han participado en otras ediciones del evento
– Agradecer a los participantes e invitarles a la próxima edición.
Después del evento
-Enviar una encuesta a participantes del evento para medir el cumplimiento de los objetivos
-Relatoría del evento, con cantidad de participantes y estadísticas necesarias que faciliten nuevas proyecciones para ediciones futuras
La modalidad de participación virtual de los eventos se consolida como un canal efectivo para socializar las actividades académicas y culturales. Pero es imprescindible proceder correctamente y cuidar las pautas comunicativas para reflejar una imagen DEtiqueta.

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