Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo, el ceremonial y la cortesía. En esta ocasión, daremos continuidad al tema de la recepción a personalidades, actividad que por su formalidad se considera un acto solemne.

Es parte de la cortesía institucional darles un tratamiento protocolar adecuado a las personalidades que asisten a la Universidad de Holguín. Para ello, el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo de esta casa de altos estudios, establece un proceder teniendo en cuenta tres grupos de visitantes.

Hoy compartimos contigo lo concerniente al Grupo 1.

Pertenecen a esta clasificación:

• Jefes de estado y de gobierno.
• Ministros, Viceministros, Directores de Organismos de subordinación directa al estado.
• Embajadores y representantes diplomáticos acreditados en Cuba.
• Héroes de la República de Cuba
• Rectores de universidades cubanas y extranjeras o sus enviados especiales.
• Directores de redes académicas o de cooperación, nacionales e internacionales.
• Presidentes o secretarios de organizaciones políticas y de masas de niveles nacional y provincial.
• Personalidades con grandes improntas en el contexto académico, político, cultural, deportivo o social.

Protocolo de recibimiento

Recibimiento

Se realiza en el vestíbulo del campo universitario. Inicialmente lo recibe el especialista en protocolo de la Dirección de Comunicación, quien debe dar un breve saludo al visitante y conducirlo desde el auto hasta donde se encuentra el Rector, anunciándole a la visita, la sede de la Universidad en que se encuentra y quién es la autoridad que lo recibe.

• El Rector estará colocado entre 5 y 7 pasos de distancia del lugar de recibimiento. Esperará que el visitante llegue hasta él y ofrecerá sus saludos, invitándolo a pasar al salón de protocolo.
• Invitado (Esta persona solamente estará por decisión del Rector o a excepción de que la visita haya sido gestionada o coordinada por ella)
• Traductor (en caso de visitantes extranjeros que no dominen el español)

Recorrido sociocultural

Se realiza un breve recorrido por la sede para promover el patrimonio tangible e intangible del centro, acción de promoción que realiza el especialista en protocolo de la Dircom.

Intercambio

En el Salón de Protocolo se realiza un intercambio de familiarización entre el visitante, el Rector y el invitado designado por este, donde se ofrece un  refrigerio teniendo en cuenta el horario y las costumbres alimenticias de la personalidad que se recibe.

Si el objetivo de la visita lo requiere, se pasa al salón de reuniones o al local donde sesionará la próxima actividad. En caso de visitas extranjeras en el local de reunión deben estar presentes la bandera cubana y la del país invitado.

Al sentarse la presidencia tendrá en cuenta las reglas básicas de ordenamiento protocolar:

• Regla del Centro Métrico o Punto Cero: el Rector(a) o quien se desempeña como anfitrión, se ubica en el centro, a partir de él se comenzará a aplicar la precedencia. Este sitio, puede ser ocupado por alguna personalidad que el anfitrión considere lo merece, sin embargo, cuando en el intercambio está presente el Presidente de la Nación, este ocupa el punto cero.
• Atendiendo al orden de precedencia protocolar, el invitado de honor debe sentarse a la derecha del Rector y la persona que ocupe el tercer lugar de importancia estará a la izquierda del Rector.

Conclusión o despedida

Antes de partir se entrega al visitante un presente institucional y se le invita a firmar el Libro de Honor de la Universidad. Luego el Rector(a) y personal de protocolo acompaña al visitante hasta el vestíbulo y se despide cordialmente.

La recepción a personalidades es una acción de relaciones públicas donde el visitante adquiere una visión de la institución. Por ello cada miembro de la comunidad universitaria debe conocer el proceder a seguir y proyectar una imagen DEtiqueta.