Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo, el ceremonial y la cortesía. En esta ocasión, debatiremos sobre los actos virtuales a partir de experiencias alcanzadas en la 10 Conferencia Científica Internacional, evento online que celebró la Universidad de Holguín la pasada semana.
Las nuevas tecnologías y las redes sociales han sido canales de comunicación muy efectivos para socializar actos y eventos académicos desarrollados en el contexto de la actual pandemia. Estas actividades han acortado las distancias pues confluyen, de forma virtual, personas de diferentes nacionalidades. A su vez, han propiciado que hogares, oficinas… se conviertan en escenarios para el debate científico y académico.
Los actos y eventos online, aunque no tienen el contacto presencial, son espacios en los que se debe incentivar una interacción con los públicos dinámica y respetuosa para transmitir una imagen institucional adecuada. Además, es necesario valerse de recursos audiovisuales que, comunicativamente, sean más efectivos para este tipo de actividad, pues no se debe utilizar la misma estructura y metodología que se emplea en los actos o eventos presenciales.
En tal sentido, te ofrecemos los siguientes elementos que debes tener en cuenta en las diferentes etapas de gestión del acto o evento virtual:
Antes del evento
-Trabajar en conjunto el Comité organizador, el Comité de apoyo, los facilitadores, los jefes de simposio, los moderadores, presentadores y el resto del equipo del evento para definir objetivos y planear el programa con tiempo
-Elaborar programa de firmas de convenios
-Notificar e invitar formalmente a las personalidades invitadas, a los periodistas de los medios de comunicación y a los participantes del evento. Especificando, el link al que debe acceder, junto con el el día y la hora en que puede hacerlo
-Planificar las secciones de conferencias inaugurales
-Disponer de un set adecuado: un lugar sin ruidos, con luz suficiente y ambientado con la identidad visual de la institución.
-Ubicar la computadora o dispositivo al nivel de los ojos, creando una línea horizontal con la cámara
-Hacer pruebas de cámaras, audio y video antes del acto o evento
Durante el evento
-Realizar un acto de apertura y clausura ajustado a las pautas virtuales: dinámico, de 30-40 minutos, con recursos visuales (spots promocionales, videos)
-Vestir formalmente, evitando los colores llamativos. En el caso de las mujeres deben evitar las ropas descotadas y cortas. Por su parte los hombres deben evitar las camisetas o cualquier ropa que transmita una imagen informal.
-Generar contenidos sobre el evento y socializarlos en la página institucional y en las redes sociales.
– Quien presente o modere, realizará el saludo inicial, de manera cordial, empática y cercana. También explica cómo será la interacción durante la sesión (chat, micrófono, interacciones con otras herramientas si las hubiera). Por último, describe brevemente la agenda de la sesión.
– Tener el micrófono en silencio mientras otros estén exponiendo, y únicamente abrirlo al momento de hacer la presentación
-Velar por el cumplimento de las pautas de identidad visual en los locales y en las presentaciones
– Reconocer a los ponentes que han participado en otras ediciones del evento
– Agradecer a los participantes e invitarles a la próxima edición
Después del evento
-Enviar una encuesta a participantes del evento para medir el cumplimiento de los objetivos
-Relatoría del evento, con cantidad de participantes y estadísticas necesarias que faciliten nuevas proyecciones para ediciones futuras
Los actos y eventos virtuales son, sin dudas, un desafío para la universidad contemporánea pues exigen de nuevas pautas comunicativas en las que es necesario reflejar una imagen DEtiqueta.
