Bienvenidos una vez más a DEtiqueta, sección en la que se abordan temas asociados a las relaciones públicas, el protocolo, el ceremonial y la cortesía. En esta ocasión, debatiremos sobre la recepción a personalidades, actividad que por su formalidad se considera un acto solemne.

La Universidad de Holguín recibe anualmente a diferentes personalidades del ámbito académico, político, social, nacional e internacional. Estos encuentros propician el estrechamiento de lazos y el intercambio sociocultural. A su vez, consolidan el prestigio y el posicionamiento creciente de la institución a diferentes niveles.

Darles a estas personalidades un tratamiento protocolar adecuado es parte de la cortesía institucional, para ello el Manual de Relaciones Públicas y Protocolo establece un procedimiento que aglutina las acciones de protocolo que se deben llevar a cabo en estos encuentros. Este proceder se norma teniendo en cuenta tres grupos, estructurados a partir del rango de la personalidad que visita.

Cada uno de estos grupos tiene un proceder específico, que abordaremos en la próxima sección. Sin embargo, la etiqueta institucional tiene como puntos convergentes en el tratamiento a personalidades que:

-Todo visitante debe ser recibido, acompañado y despedido.

-Debe ser cordialmente atendido y respetado.

-Se debe cuidar la imagen personal e institucional que se proyecta.

Algunas de las acciones organizativas previas a la recepción son:

-Coordinar con las áreas que participarán en el intercambio.

-Analizar el programa de la visita. Fecha, hora y lugar del encuentro.

-Conocer las peculiaridades culturales del visitante, en caso de ser extranjero, se investiga la forma de saludar o de dirigirse a esa persona según la tradición de su país, así como su cultura culinaria a la hora de brindarle cualquier alimento.

-Establecer quién recibe y despide (se planifica de acuerdo al rango de la personalidad)

-Planificar detalles de la recepción.

-Organizar local del encuentro y los recursos materiales necesarios.

-Preparar presentes institucionales.

La recepción a personalidades es una acción de relaciones públicas en las que el visitante adquiere una visión de la institución, por ello, se deben emplear siempre las buenas prácticas de cortesía y proyectar una imagen DEtiqueta.