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#HablemosdeComunicación: El plan de comunicación interna

Hablemos de comunicación

Por Sheila Díaz Abella.

Gestionar la comunicación interna en una institución o empresa requiere de una serie de procesos y tareas entre los que la planificación tiene un papel importante, pues es necesario diseñar un plan de comunicación interna específico para las características de la entidad. En Hablemos de comunicación hoy le explicaremos cómo se realiza un plan de comunicación interna.

Un plan de comunicación interna debe incluir: la definición de los objetivos que se desean conseguir, los públicos a los que se dirige, los mensajes a transmitir, la estrategia para hacerlo, los canales que se emplearán, las acciones para llevarlo a la práctica, el calendario de ejecución, el plan de acción, el presupuesto y recursos necesarios, y los métodos que emplearán para medir los resultados y reajustar la estrategia, si fuera necesario (Aced, 2018).

El proceso de diseño del plan incluye varias etapas de investigación, planificación, valoración y medición e implementación.

La investigación consiste en la realización de distintas auditorías acerca de: el estado de la comunicación en la empresa o institución, los elementos que distinguen su identidad corporativa, el clima y reputación de la organización, los canales de comunicación existentes y  mensajes.

Una vez que se determinan estos aspectos se puede comenzar la etapa de planificación. En esta etapa se determinan objetivos de comunicación interna, mapa de públicos, estrategia, acciones, canales (offline y online) y mensajes.

  • Los objetivos de comunicación interna deben estar relacionados con los objetivos de la entidad, en el ámbito universitario la comunicación posibilita dar a conocer todo el accionar relacionado con los procesos sustantivos de la universidad: formación, investigación y extensión.
  • El mapa de públicos incluye los públicos internos y externos de la organización que requieren acciones de comunicación. En el plan de comunicación el público interno es prioritario.
  • La estrategia consiste en las acciones que se llevarán a cabo para alcanzar los objetivos. Esta debe considerar el tiempo y recursos disponibles de la entidad.
  • Las acciones pueden ser campañas, tareas o actividades.
    • Un plan de comunicación interna tiene varios proyectos, los cuales se desglosan en acciones como creación de boletines, revistas, realización de videos corporativos, publicaciones, talleres etc.
  • Los canales: se definen los medios a utilizar para efectuar las acciones diseñadas, llegar a los públicos y hacer realidad los objetivos.
    • El plan incluye un mix de medios de comunicación: carteles, eventos, reuniones online, correo electrónico y otros.
  • Los mensajes: según la información que se va a transmitir, los mensajes pueden ser generales, para todos los públicos internos, o segmentados, que se envían sólo a algunos públicos internos, por ejemplo, los trabajadores o los estudiantes.

Hasta aquí nos hemos referido a las primeras etapas del plan de comunicación interna en una institución o empresa; continuaremos comentando acerca de este tema en la próxima sección.

Epg. Luis Ernesto Ruiz Martínez
Lic. en Educación, especialidad Matemática-Computación. Especialista en Docencia en Psicopedagogía. Metodólogo de la Dirección de Comunicación Institucional.

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