Bienvenidos una vez más a DEtiqueta. En la sección anterior analizamos como el proceso de gestión está estructurado por tres momentos fundamentales: planeación, ejecución y evaluación, conocido también como el “ADD” (antes, durante y después).
En esta ocasión abordaremos cómo, para desarrollar cada una de estas etapas, se planifican tareas que generalmente responden a las siguientes preguntas:
- ¿Qué y para qué se quiere hacer?: Esta interrogante permite analizar qué tipo de acto o evento se va a desarrollar, la función del mismo (educar, persuadir, homenajear, etc.), lo que permite trazar objetivos loables.
- ¿Para quién?: Permite analizar a quiénes va dirigido el acto o evento, el sector de la institución que participa y otros participantes implicados (invitados de honor, instituciones, empresas, organismos). Es importante conocer las características, preferencias, demandas, necesidades socioculturales de los que participan para que el acto o evento alcance cierto nivel de participación y se logren los objetivos propuestos.
- ¿Cuándo y dónde se va a hacer?: Ayuda a fijar una fecha y un lugar para el acto o evento. Una vez acordada la fecha es pertinente no modificarla a no ser casos excepcionales. Por su parte, en el lugar donde se va a realizar la actividad, ya sea dentro o fuera de la Universidad de Holguín, debe poseer las condiciones necesarias para desarrollar la actividad.
- ¿Cómo ocurrirá?: Permite trazar una estructura, guion, programa u orden del acto o evento. En la Universidad de Holguín hay eventos que tienen varias jornadas de ejecución, unos se desarrollan en un día, otros están programados para varios días, por tanto, es pertinente proyectar qué ocurrirá en cada momento de la actividad y los responsables de cada tarea.
- ¿Con qué?: Para desarrollar todo acto es necesario contar con recursos humanos y materiales que asegurarán el éxito de este. Es pertinente crear una comisión organizadora, en este sentido cada área de la institución es responsable de apoyar en el proceso que le corresponda (Ej.: Extensión- elaborar el guion, coordinar talento artístico; DIRCOM- Elaborar el objetivo comunicativo, asesorar la concepción del acto, concebir acciones de promoción, diseño e impresión de invitaciones, certificados, coordinar cobertura periodística; etc.)
- Se analiza el presupuesto que la institución tiene asignado para la actividad y distribuirlo según la prioridad. Analizar la logística; transporte, alimentación, alojamiento, impresión de materiales, etc. Designar los equipos que se van a utilizar (audio, computadoras, data-show) y verificar su estado.
- ¿Cómo promocionarlo?: La promoción del acto o evento antes, durante y después de ocurrido, permite visibilizar y generar impacto. Esta puede realizarse interna (con los representantes de comunicación y con los especialistas de la Dirección de Comunicación, previamente coordinados) e externamente con los corresponsales de medios de comunicación convocados por la DIRCOM, en este sentido las áreas deben solicitar con antelación este servicio a la DIRCOM.
Tener en cuenta estas interrogantes para diseñar tareas que viabilicen el proceso de gestión, propiciará el éxito del acto o del evento y mostrará una imagen DEtiqueta.
