EN CONTEXTO CIENTÍFICO entrevistamos al Dr. C. Carlos Batista Matamoros, director de Información Científico Técnica de nuestra Casa de Altos Estudios, para dialogar acerca del repositorio digital institucional de la Universidad de Holguín, una herramienta imprescindible para la preservación y resguardo de la producción científica colectiva de la institución.

¿Qué funciones cumple un repositorio institucional?

Sobre la base de las políticas de ciencia abierta que existen en el mundo, que emanan especialmente de los países desarrollados, (porque a veces las personas piensan que esto es una tecnología del subdesarrollo), las universidades han empezado a crear dispositivos para la promoción de la ciencia abierta, y unos de los más importantes, son los repositorios institucionales.

Estas herramientas usualmente estaban hechas sobre tecnología web diversas, pero desde hace ocho años, se comenzaron a montar en un sistema que se llama DSpace, el cual es un software libre que se instala en un data center. Su formato es web, aunque por dentro tiene toda una interfaz para procesar tesis y demás documentos científicos. Y es el que más utilizan las universidades.

A nivel operativo, este sistema, tanto desde el punto de vista de las ciencias de la información como desde la gestión universitaria, permite procesar y proteger todo el material científico, y darle mantenimiento (porque incluso cuando se está dañando un archivo pdf brinda la posibilidad de repararlo). Pero a nivel estratégico, el repositorio constituye una herramienta que agrupa las investigaciones de la Universidad, fundamentalmente las tesis de pregrado y de posgrado, tesinas, preprints. Y les ofrece cierta validez y respaldo a los investigadores.  

Por ejemplo, hay docentes que van a otras instituciones del mundo, y les piden la acreditación de la Universidad, para verificar si son académicos; y unas de las prácticas más comunes, consiste en compartir la dirección del repositorio institucional para que tengan acceso a la producción científica del investigador.

Es decir, que el repositorio, además de reunir la producción científica de la Universidad, darle mantenimiento, y protegerla para que no se pierda ni se quede aislada en un departamento, también les otorga un respaldo a los profesores investigadores. E incluso, se mide como parte de las acreditaciones a nivel internacional. Además, es válido resaltar que los repositorios son indexados por buscadores académicos.

En la Universidad de Holguín tenemos el repositorio digital institucional, que está basado en DSpace. Sin embargo, todavía falta cultura. Nosotros desde la Biblioteca Académica hemos realizado algunas acciones de socialización del repositorio, pero aún no se comprende bien la relevancia de este dispositivo.

¿Cómo se puede acceder al repositorio digital institucional de la Universidad de Holguín?

La dirección actual del repositorio de la Universidad de Holguín es https://repositorio.uho.edu.cu, o si no, en el propio Google lo buscas y te llevará a esa dirección.  

¿Y cómo debería fluir esa información para poder resguardar el patrimonio científico de nuestra Casa de Altos Estudios?

Los decanos y  los vicedecanos de Investigación deben crear el procedimiento en su facultad, o para que una persona recopile las tesis digitales y se entreguen a la Biblioteca, o sencillamente no entregar el título hasta que el estudiante deposite su trabajo de diploma en la Biblioteca.

¿Qué problemas presenta hoy nuestro repositorio digital institucional?

Ya el repositorio es una herramienta con un funcionamiento estable, la última versión aún está en período de prueba. Tiene un sistema de salvas cruzadas que no existe peligro de que se pierda ningún documento. Repara incluso los archivos, si el pdf pierde alguna característica, este lo repara. A nivel de sistema, estamos a tono con las corrientes mundiales, pero como Universidad tenemos que avanzar hacia las tendencias internacionales.

Todavía existen varios problemas. Primero, las facultades deberían tener un mecanismo para resguardar las tesis, y no lo están haciendo. Entonces las guardan en una computadora, esta se rompe y se pierden las tesis.

En segundo lugar, anteriormente se hacía, y es algo que está escrito en resoluciones, que cuando un estudiante iba a graduarse, para poder recibir su título, debía devolver toda la bibliografía docente, y también debía entregar su tesis en la Biblioteca. Y eso no se está haciendo. O se llevan las tesis con ellos, o las dejan en las facultades, pero a nivel institucional correspondería que las entregaran aquí en la Biblioteca.  

Lo tercero es que, a veces, la misma falta de cultura que tenemos, porque en ocasiones hemos solicitado espacios, y no se comprende bien aún la importancia y los beneficios de tener toda tu producción científica en el repositorio institucional.  

Hay muchos factores subjetivos, tenemos profesores en las facultades que creen que les van a robar sus resultados y no quieren registrarlos en el repositorio. Y no entienden que si los mantienen en su computadora personal, los pueden perder, mientras que el repositorio sí garantiza que, a través de su sistema de salvas cruzadas, no se pierda la producción científica.

Asimismo, si guardan las investigaciones en sus casas, nadie podrá acceder a ellas ni consultarlas. En cambio, si se alojan en el repositorio alcanzarán mucha más visibilidad, además de que les garantizará un respaldo o un aval como  investigadores de la Universidad de Holguín. Realmente existe un problema cultural en torno a esto al interior de la Universidad.

Incluso cuando la tesis se entrega por la vía oficial, por ejemplo antes de que le entreguen el título al estudiante que egresa, hay un período que es el llamado embargo, que abarca de seis meses a un año, durante el cual nosotros esperamos para publicar las tesis, con el objetivo de que el autor la valide y la registre legalmente.

Estamos trabajando con mecanismos legales sobre la base de la ciencia abierta y licencias abiertas. Pero no hay una cultura, y la Universidad está perdiendo su producción científica.  

Otro elemento significativo tiene que ver con el formato de las tesis. A nivel formal, escriben mal el nombre de la Universidad o de los profesores, presentan errores de ortografía y un pobre diseño en las figuras y recursos gráficos.

Los repositorios están compitiendo. En los rankings universitarios, un  aspecto que se evalúa tiene que ver con los dispositivos de ciencia abierta que posee la Universidad, y el repositorio es fundamental. Y cuando la producción científica académica tiene problemas, por ejemplo, de forma, ya eso es mal valorado en los diferentes rankings.

Existen problemas también con la pertinencia de las investigaciones, y esto lo he dicho en algunos escenarios, nos afecta como Universidad. Hay un indicador que se mide en la competitividad interuniversitaria, y es la pertinencia investigadora. Incluso, existen bots o sistemas automatizados que hacen comparativas con los repositorios, sobre pertinencia investigadora.

Y cuando usted analiza ese aspecto, teniendo en cuenta solamente a universidades nacionales como la Universidad Central Marta Abreu de Las Villas, la Universidad de La Habana, o Pinar del Río, nosotros nos estamos quedando atrás en eso. Se necesita que sean investigaciones accionables, que respondan de verdad a las corrientes de la ciencia internacional, nacional e incluso provincial.

Sin embargo, a veces estamos investigando sobre materias que nos apasionan. Que esto entra ya más en el campo de la investigación, pero nos afecta a nosotros, en el sentido de que hace menos competitivo al repositorio, y esto, a su vez, le resta competitividad a la Universidad.

¿Cuál es el equipo de trabajo que hay detrás del repositorio en la Biblioteca?

Hay un equipo en la Biblioteca que está preparado para recibir esas tesis, ahora tenemos personal por cada área del conocimiento. Ellos, apoyándose en mecanismos de las ciencias de la información y la bibliotecología, le asignan palabras clave a las investigaciones, mucho más precisas y actualizadas, que permiten que los buscadores valoren mejor dichas investigaciones y se visibilicen más.

En la Biblioteca hay más de 60 trabajadores, y cerca de 50 están vinculados con el repositorio institucional, porque eso implica un proceso de curación: seleccionan las palabras claves, revisan la forma, la ortografía. Algunas personas consideran que se debe publicar así, aunque tengan errores, pero nosotros no estamos de acuerdo con eso, porque el repositorio digital institucional es la cara científica de la Universidad.

Coméntenos acerca de las principales proyecciones de nuestro repositorio digital institucional…

Ahora mismo estamos trabajando en el proceso de autoarchivo, que permitirá que los propios investigadores creen su perfil y suban su producción científica. Queremos también que el proceso de recopilación de tesis sea totalmente electrónico, que los estudiantes suban ellos mismos sus trabajos de diploma y el sistema les genere un ticket, y con este pueden recibir luego su título.

En esencia, queremos informatizar todo ese proceso, y lograr que el repositorio digital institucional aumente su nivel competitivo. Además, todavía debemos concientizar más a la comunidad universitaria acerca de la importancia de esta herramienta.

Ahora viene otra corriente: la de los datos. Ya en el mundo las universidades de punta, por ejemplo la de Harvard; en América Latina, la UNAM, universidades colombianas y chilenas, entraron en la dimensión de la data. Es decir, los repositorios ya vienen preparados para asumir las tesis en formato pdf y los datos, que estén en Python o en una base de datos de Excel. Entonces, llegará el momento en que le exijan a las universidades que para poder tener el repositorio en los rankings académicos, deben tener las tesis y los datos a partir de tal año.

La Universidad entiende que la ciencia abierta es importante, pero la ciencia abierta también tiene costos, y son esos: ser más eficaces y efectivos en el proceso de gestión de la ciencia.

EN CONTEXTO CIENTÍFICO cierra hoy este ciclo dedicado a  la información científica y académica. Esperamos que las temáticas abordadas hayan sido de utilidad. En próximas entregas, presentaremos los trabajos ganadores de la primera edición del Premio de Comunicación Científica  Scientia Maxime, otorgado por la Universidad de Holguín. Hasta entonces.