Por Sheila Díaz Abella.
En las secciones anteriores hemos dedicado espacio para el tema de la comunicación efectiva, la cual hace énfasis en la forma en que se transmite el mensaje, de manera que tenga claridad para el receptor. Uno de los elementos que contribuirá para este propósito es lograr un uso adecuado de los medios mediante los que se transmiten los mensajes.
Existen diferentes medios para la comunicación interna en las organizaciones laborales, un aspecto a tener en cuenta para elegir qué medios de comunicación utilizar para transmitir mensajes en la vida institucional, es la necesidad de retroalimentación, puesto que algunos de estos medios permiten una retroalimentación inmediata y otros no.
Según los medios a emplear – interpersonales, digitales o impresos- en la comunicación verbal oral o escrita, que se utiliza generalmente para transmitir información en las instituciones, puede requerirse que su mensaje sea conciso o más explicativo, específicamente para los mensajes de tareas para públicos internos. Al utilizar la vía telefónica, hay que procurar una buena expresión oral, evitando hablar muy rápido durante la conversación y asegurarse de que el interlocutor ha comprendido las instrucciones correctamente para transmitirlas correctamente.
Es importante que el mensaje muestre empatía y respeto, teniendo en cuenta las características del contexto y del receptor o los públicos, con mayor o menor formalidad. En el ambiente universitario, los mensajes –de correo electrónico o mensajería instantánea- requieren más protocolo, puesto que se trata de un contexto educativo y en ocasiones se transmiten desde niveles jerárquicos, aspecto a tener en cuenta por profesores y estudiantes.
Las vías como Whatsapp, Telegram o Facebook suelen ser más informales, no obstante, es necesario mostrar amabilidad y procurar una expresión verbal fluida, que propicien claridad al mensaje y la mejor recepción de sus públicos.
En los grupos de mensajería, hay que valorar si los mensajes a transmitir son necesarios y del interés de la mayor parte de los integrantes del grupo. Otros elementos a considerar son la ortografía y gramática, que también aportan a un correcto significado del mensaje.
Uno de los medios que se utiliza con frecuencia en el contexto universitario es la encuesta, que permite obtener retroalimentación de su público interno con fines científicos o para tener criterios de sus diferentes procesos y elevar la calidad de los mismos.
Para lograr una comunicación efectiva en la organización recuerde valorar qué medios de comunicación interna es más conveniente utilizar para transmitir un mensaje y las particularidades del contexto.
Continuamos en próximas ediciones hablando de comunicación.
