Por Sheila Díaz Abella.

La comunicación organizacional se define en esencia por el flujo de mensajes que se lleva a cabo entre las personas que trabajan en una entidad; de ahí que los mensajes son uno de los elementos comunicativos claves que intervienen en los procesos de comunicación.

La comunicación en la entidad implica mensajes, su flujo, su propósito, su dirección y el medio empleado (Goldhaber Gerald, 1994).

Según el público al que van dirigidos, los mensajes se clasifican en:

• Internos: son los mensajes que se desarrollan como parte de la vida institucional en reuniones, matutinos, correos, conversación informal, entre otros.
• Externos: estos mensajes están destinados a los públicos externos de la entidad, son transmitidos a través de campañas publicitarias, acciones de venta, patrocinio, relaciones públicas y mercadotecnia.

Las actividades empleadas para la transmisión de mensajes son de dos tipos: la comunicación oral o escrita que desarrollan las personas utilizando sus capacidades naturales para hablar o escribir; y la actividad de comunicación que requiere la utilización de medios que dependen de una fuente de energía eléctrica o mecánica, por ejemplo: teléfono, computadora, televisión y otros.

El propósito de los mensajes en una institución laboral, han sido definidos por Redding (1967) según sus funciones como: mensajes de tarea, mensajes de mantenimiento y mensajes humanos. Aunque otros autores definen otras funciones Goldhaber considera estas son las categorías principales:

• Los mensajes de tarea están relacionados con los productos, servicios o actividades que tienen especial interés para una organización, por ejemplo, reuniones para establecer objetivos, mensajes sobre la calidad del servicio o los productos.

También estos mensajes se utilizan para informar a los empleados e incluyen actividades como capacitación, orientación, establecimiento de objetivos, resolución de problemas, sugerencia de ideas.

• Los mensajes de mantenimiento se refieren a la realización del trabajo. Incluyen procedimientos y controles necesarios para la obtención de los objetivos laborales.
• Los mensajes humanos están dirigidos a las personas de la organización, sus actitudes, su satisfacción y su realización.  Están relacionados con los sentimientos, las relaciones interpersonales y el reconocimiento del trabajo; se promueven en entrevistas, actividades informales y sesiones de asesoramiento.