Por Sheila Díaz Abella.

En ocasiones anteriores nos hemos referido a recursos comunicativos utilizados en la universidad y otras instituciones, haciendo mención de herramientas en soporte digital cuyo uso se ha acentuado a partir de la necesidad de implementar el teletrabajo en las condiciones epidemiológicas actuales. No obstante, existen otros medios o canales formales que contribuyen a la comunicación interna en las organizaciones a los cuales dedicaremos este espacio.

Estos medios son las vías o canales por las cuales transitan los mensajes desde una fuente hasta su destino, haciendo posible la transmisión de información y la comunicación entre las personas.

En relación con el uso de los medios en la organización, aparecen los términos  de comunicación formal e informal: la comunicación formal es aquella en la cual la transmisión de información se realiza a través de la estructura y  niveles organizativos y aborda cuestiones de trabajo, mientras que la comunicación informal se produce espontáneamente y su contenido puede tratar o no de temas laborales.

 El empleo  de los medios de comunicación aporta al funcionamiento de la organización,  la coordinación de las tareas laborales,  a un ambiente laboral satisfactorio  y a  la proyección de la entidad hacia su entorno.

Los medios a utilizarse en una organización pueden clasificarse como: medios impresos, audiovisuales, en soporte digital o comunicación interpersonal.

Según el medio o soporte que se utilice se puede considerar la comunicación como: oral, escrita o audiovisual.

Entre la variedad de los medios escritos podemos citar: mensajes, instrucciones, memorando, circulares, informes, reportes anuales, manuales, catálogos, revistas, encuestas y otros. Los medios escritos constituyen  una forma de comunicar elaborada, clara, sin embargo, no se garantiza la comprensión por el receptor, y la retroalimentación requiere más tiempo.

En la comunicación transmitida oralmente, los medios de comunicación utilizados por  lo general son: las reuniones periódicas y la vía telefónica.  En este tipo de comunicación aumenta la posibilidad de retroalimentación, pero también aumenta la posibilidad de distorsión de la información según el número de personas que interviene en la transmisión de una información, lo cual puede obstaculizar el proceso completo de comunicación.

Se requiere un uso adecuado de los medios antes mencionados, sobre todo en entidades  de  estructura compleja, por la cantidad de unidades organizativas que la componen, en la que estos pueden contribuir a evitar barreras comunicacionales; además, la retroalimentación a través de estos procesos, propicia la comprensión de orientaciones y tareas y la realización de los proyectos de la entidad.