Implementar los procesos al ordenamiento monetario en la Universidad de Holguín, fue una tarea ardua que implicó meses de preparación, aprendizaje de nuevos procedimientos y adecuación de recursos. Para los que no participamos directamente de estas acciones, puede parecer apenas, la mera adecuación de números y listas contables.

Nubia Portelles Cobas, directora económica de la Universidad de Holguín, tuvo bajo su cargo la responsabilidad de esta actividad. Ella nos acerca a una parte de las interioridades de la implementación del ordenamiento en nuestra institución, desde el comienzo de la preparación para asumir la tarea y los cambios que significó en la actividad de esa estratégica área.

¿Cómo se preparó la Dirección de Economía para enfrentar el proceso de la Tarea Ordenamiento?

La preparación de la Dirección de Economía estuvo anticipada por las orientaciones recibidas por la Dirección de Presupuesto del MES, desde donde nos convocaron a varias videoconferencias. Estas las extrapolamos en reuniones de especialistas y del sindicato, donde visualizamos la herramienta informática del sistema ASSETS para la unificación monetaria. A partir de este punto se orientó la revisión de todas las cuentas contables, el seguimiento constante al presupuesto, a las cuentas por cobrar y pagar y a la cancelación de los expedientes de sobrantes y faltantes, para arribar al proceso de ordenamiento con un adecuado orden en todos los indicadores económicos.

¿Cuáles fueron los principales cambios o adecuaciones que tuvieron que
realizar en el sistema económico de la UHo?

Los principales cambios que se realizaron fueron los legislados para las Unidades Presupuestadas y específicamente por el MES, donde podemos mencionar la unificación de los valores de los inventarios, útiles y herramientas, activos fijos tangibles de dos monedas a solo el CUP; donde de igual forma se unificaron en la contabilidad en el caso específico de los inventarios. La transformación de la cuenta en CUC a CUP, al uno por uno, las cuentas por cobrar envejecidas de la República de Angola, multiplicada a la tasa de cambio vigente. Actualización de las nuevas escalas salariales en el sistema de Recursos Humanos, lo cual lo realizó la Dirección de Recursos Humanos; el recalculo y actualización del presupuesto y los aportes al presupuesto del estado con los nuevos precios, tarifas y bases imponibles, el incremento del fondo de caja para respaldar los nuevos importes de viáticos

La actualización en el sistema de estipendio estudiantil de los nuevos importes a pagar a los estudiantes por los diferentes conceptos. La actualización de la contratación económica y de diferentes procedimientos entre los que podemos mencionar el del establecimiento de los precios del comedor obrero, el del transporte obrero, el de los viáticos y el del cobro del alojamiento y la alimentación en las Residencias de Postgrado Académico.

¿Cuáles fueron las tareas más difíciles de cumplir en este proceso?

Sin lugar a dudas realizar un cierre de año donde todo quedara cerca de la perfección y luego el proceso de unificación monetaria con la herramienta de unificación, la generación y actualización de las cuatro bases de datos y el corporativo. No fue nada fácil, fueron muchos días sin descanso porque, a diferencia de otras entidades, nosotros tenemos una base de datos en cada sede y un corporativo donde se unifica toda la información, los errores que se presentaban eran diferentes de una base de datos a otra, y cuando se generaron hubo que rectificar todas las cuentas contables que poseían CUC, todos los asientos tipos y los comprobantes de apertura, los cuales son extensos y no admiten equivocaciones. Fue difícil, pero los trabajadores involucrados mostraron preparación, responsabilidad y más que nada una incondicionalidad inigualable.

 ¿Con cuáles entidades tuvieron asesoría en esta materia y cuáles áreas de la UHo contribuyeron a realizar este trabajo?

Nuestra entidad, al ser de subordinación nacional, recibió la mayor asesoría de parte del MES, pero de igual forma participamos en los seminarios provinciales convocados por el gobierno para visualizar los videos sobre el proceso de ordenamiento. Es necesario mencionar a la ANEC (Asociación Nacional de Economistas de Cuba), que nos brindó su apoyo y se preocupó por la marcha del proceso en nuestra entidad.

Las áreas principales involucradas fueron la Dirección de Recursos Humanos y la Dirección de Economía. La primera realizó el procesamiento y generación de las nóminas, proceso complejo, que exige de mucho detalle y cambios legislativos y en el sistema automatizado. Fueron dos momentos de pago a los trabajadores: el del anticipo y el del salario de diciembre en los primeros días de enero, los que se lograron realizar en el tiempo orientado, manteniendo constante comunicación con el resto de las áreas para los reportes y analizándose cada caso en específico como lo orientó la máxima dirección del país.

La Dirección de Economía lideró el resto de los cambios apoyándose en la Dirección de Logística para la realización de un cierre de año exitoso y una actualización del sistema luego de la unificación en un tiempo record, demostrándose la valía y preparación de nuestros especialistas.

La Dirección de Alojamiento, el Departamento de Transporte y el Departamento de Redes brindaron un apoyo logístico muy necesario para poder enfrentar la tarea.

¿Cómo ha cambiado el trabajo del área a partir de la Tarea Ordenamiento?
La Tarea Ordenamiento, como era esperado, facilita la Gestión Económica Financiera, pues ahora es más simple el proceso de revisión, el procesamiento de la documentación y el registro contable al estar concentrado todo en una sola moneda. Por otro lado, nos satisface que la interpretación de los estados financieros muestra, de una forma más coherente, el desempeño económico de la entidad. Para los economistas y contadores, es una satisfacción que el proceso de ordenamiento se haya materializado. 

Puedo afirmarte que este proceso aún no ha culminado, pues continuamos con la actualización constante del presupuesto entre los diferentes conceptos que lo componen, pues en enero aún no se contaban con todos los precios y contratos actualizados, la profundización en el estudio de las nuevas resoluciones como punto de partida para el actuar diario de la gestión económica financiera y con la actualización de los procedimientos y resoluciones de la entidad, incorporando los nuevos cambios y las necesidades de la institución para ser más viables en el desarrollo de sus procesos y actividades.

¿Cuáles retos te impuso la organización del ordenamiento?

El principal reto fue nutrirme de tanta información en tan poco tiempo, en la dirección de la gestión económica financiera es importante la experiencia como en el resto de los procesos, pero si no cuentas con el conocimiento de las legislaciones vigentes se pueden cometer errores. Tuvimos que estudiar mucho en esos días y estar atentos a las orientaciones de nuestro ministerio, que acontecían a minutos para hacerlo todo lo mejor posible y a la altura de las exigencias del país.