Por Sheila Díaz Abella.

Diferentes herramientas de comunicación favorecen el flujo de información en los procesos de comunicación interna en las organizaciones, entre ellas una de las más utilizadas entre los públicos internos de las instituciones educativas es el correo electrónico, fundamentalmente por su utilidad para las comunicaciones formales dentro de la organización.

Por la importancia de una utilización adecuada del correo electrónico, hoy compartimos para trabajadores, docentes y discentes, algunas recomendaciones de los autores Cabero y Llorente relacionadas con este tema.

a) Leer el correo con cierta regularidad y responder con la mayor celeridad posible.

b) Identificar el asunto.

c) Identificarse como emisor.

d) Cuidar la expresión y la ortografía.

e) Ser preciso en las solicitudes y en las contestaciones.

f) Evitar los envíos masivos de mensajes.

g) Utilizar la opción de prioridad que nos ofrecen los programas, con mesura.

h) Usar en la respuesta parte del texto recibido.

i) Controlar el tamaño de los mensajes.

j) Utilizar la opción de prioridad con moderación.

k) No ser exigente en demandar una contestación.

l) Solicitar información sobre la recepción de información.

Dentro de las recomendaciones que se dan para su utilización nos encontramos con el hecho de incorporar en la respuesta el texto de la llamada, entre otros motivos para facilitar el seguimiento de las dudas, contestaciones y resoluciones.

Un aspecto importante en su utilización en las acciones formativas, es minimizar su utilización a aspectos verdaderamente significativos, en concreto muchas de las demandas de los alumnos, sobre todo al comienzo de las acciones formativas, se refieren a cuestiones técnicas, organizativas o de calendario. Para resolver esta situación puede ser de verdadero interés incorporar las respuestas a las demandas más solicitadas en un tablón de anuncio o en una zona de “respuestas a preguntas más frecuentes ” (Cabero y Llorente, 2005)*.

Esperamos estas recomendaciones le sean útiles para una comunicación más eficaz.

Fuente: Revista electrónica Alternativas de Educación y Comunicación.